6 consejos Prácticos para mejorar la gestión de cobros

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Existen muchos factores importantes para que un negocio funcione y genere ingresos, podemos pensar rápidamente en ventas, en empleados adecuados y profesionales, buenas gestiones de los mismos, buenas condiciones de trabajo… En fin, varios factores que llevan al éxito de un negocio; pero hay un punto importante que muchos empresarios pasan por alto y con el pasar del tiempo les trae consecuencias, y es la gestión de cobros, como empresario ¿Has escuchado hablar de ella?

¿Qué es la gestión de cobros?

Cuando hablamos de gestión de cobros nos referimos a la planificación con la que debe contar una empresa a través de estrategias eficientes y eficaces en relación con las facturas que presentan los diferentes clientes que tiene la empresa. Esta planificación es necesaria para una empresa, ya que de esta forma puede solucionar los problemas que se le puedan presentar si hay alguna reclamación de pagos de facturas de los clientes.

Para que un negocio tenga una buena solvencia y no haya atrasos con los deudores es importante que cuente con una organización financiera sólida que se traduce a la existencia dentro de la empresa de una gestión de cobros.

Hay situaciones donde las empresas realizan transacciones vendiendo mercancía física y aceptan como pago una promesa del cliente, a esto se le conoce como venta a crédito. Este tipo de transacciones son usadas mucho hoy en día, y resultan ser muy beneficiosas para la empresa. Pero es importante dejar claro que la empresa realizará los cobros en el plazo que ha establecido inicialmente a los clientes, todos los acuerdos deben ser cumplidos en cuanto se haga el pacto de esta manera, así este tipo de gestiones de cobros no afectan al negocio.

Es importante acotar que el cobro que se realiza por una factura no es necesariamente realizado por el personal de ventas; además no debe ser así, este tipo de tareas debe ser realizado por personas dedicadas a la gestión de cobros, ya que ventas y gestión de cobros son dos cosas totalmente diferentes.

6 consejos para mejorar la gestión de cobros 

Es probable que si somos empresarios independientes o nuestra empresa es pequeña sintamos algo de impotencia en cuanto a hacer cobros a clientes para que puedan pagar sus deudas a tiempo. Pero esto no es lo correcto para poder afrontar el cobro de las deudas que lógicamente perjudica a la estabilidad económica de la empresa. No solo el departamento de administración debe estar consciente que la gestión de cobros debe ser tratado como un proceso de prioridad, toda la empresa debe tenerlo en cuenta, recordemos que de ello dependerá que la empresa siga en curso.

Para que todo esto se cumpla se debe crear una estrategia de negocio que vaya orientada a la gestión de cobros, evitando retrasos en los cobros y mejorando la eliminación de clientes que no cumplen con los pagos acordados. Veamos los 6 consejos que debes saber para mejorar la gestión de cobro:

  • Diseñar un informe de los cobros pendientes. 

Es necesario saber con exactitud el estado de pago de todas las cuentas por cobrar que haya dentro de la empresa, esto mejorará el estado de cobro. Algunas empresas usan sistemas de facturación, que les crea un reporte automático, en otros casos se puede ordenar todas las facturas que están por pagar, puede ser de acuerdo a su fecha de vencimiento, al cliente o al importe que debe pagar, con este orden se puede evitar los cobros retrasados.

  • Contar con facturas correctas para el cobro. 

Muchas veces los clientes tienen problemas para pagar sus deudas con una empresa por tema de una mala facturación, o simplemente se colocan de excusas. Para evitar retrasos en los pagos y ayudar a los clientes a hacer sus pagos fácilmente es necesario que el departamento de contabilidad realice facturas completas y claras, sin faltas de información.

  • Solucionar rápido las facturas que no se hayan pagado. 

Muchos expertos indican que, si se tarda mucho en cobrar una cuenta que esté pendiente, es probable que no se llegue a cobrar, mucho tiempo de atraso en el pago de una deuda trae atrasos a la empresa. Por lo que si un pago vence el día 30 no será para nada correcto cobrarlo el día 50. Lo que se recomienda es que el primer día de que un pago se ha retraso, se debe enviar un correo o llamar al cliente como manera de notificación o recordatorio, indicando que su pago ha vencido, para la mayoría de los clientes este paso es suficiente para hacer su pago de inmediato. En el caso de que no sea el caso, y ya haya por lo menos 3 recordatorios sin obtener el pago de la deuda, será necesario llevarlo a entes legales.

  • Prometer un descuento de pronto pago.

Que un cobro sea hecho anticipado por algún producto o servicio brindado sería la mejor manera de evitar retraso en el pago de las deudas. Pero si la empresa no está en condiciones de hacerlo, puede optar por la opción que algunos expertos recomiendan, se trata de ofrecer un descuento de pronto pago, esto consiste por ejemplo en ofrecerle un pequeño porcentaje de descuento en compras a los clientes que paguen sus deudas en menos de un mes.

  • Negociar con los clientes que tienen deudas.

Es muy común que pase que un cliente con deudas indique que no ha podido pagarlas por problemas económicos y por lo general piden que se le flexione un poco los pagos. Para estos casos se recomienda ofrecerle un plazo de pagos a través de un plan, por supuesto que, dejando claro condiciones de los nuevos plazos de pago, dejando los acuerdos escritos y firmados.

  • Utilizar los instrumentos financieros. 

El último consejo y no menos importante para mejorar la gestión de cobros es usar los instrumentos financieros que estén a tu alcance; por ejemplo, algunos bancos ponen a disposición varios productos financieros que ayudan a la liquidez de la empresa mejorando el cobro de las facturas.

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