Libros mercantiles, Fiscales y Contables: Guía completa

libros mercantiles

Si ya tienes una sociedad mercantil o una empresa, como propietario de la misma tienes la obligación de presentar al registro mercantil una cierta cantidad de libros mercantiles, contables y fiscales ¿Lo sabías? Aunque parezca un proceso largo y complicado, como la mayoría de los procesos que se llevan a cabo en la parte contable de una empresa, estos libros son tan necesarios como sencillos, en este artículo explicaremos sobre cada uno de ellos.

Tipos de libros contables

Comencemos indicando que las leyes referidas a la contabilidad de las empresas establecen que es obligatorio la gestión y presentación de los libros contables en el registro mercantil. Los libros contables son tres tipos: libro diario, cuentas anuales y libro de inventarios. La elaboración de los libros contables tiene un plazo de tres meses y comienza desde el cierre del ejercicio contable.

Cuando ya ha transcurrido un mes de la elaboración de los libros deben presentar la sociedad o el empresario los libros oficiales en el registro mercantil, esto en formato electrónico. En caso de presentar los libros fuera del plazo, tendrá una sanción. Veamos a continuación con detalle los tipos de libros contables.

  • Cuentas anuales y libro de inventarios.

Este tipo de libro es un documento de carácter contable que se elabora de acuerdo a las pautas que establece el plan general de contabilidad o también conocido como el plan general de contabilidad PYMES. El libro de inventarios y cuentas anuales comprenden ciertos apartados como:

  • El inventario de cierre del ejercicio
  • Un balance inicial con detalles sobre la empresa
  • Balances de saldos y sumas para comprobación, el periodo debe ser máximo de tres meses.
  • Un documento de cuentas anuales de la empresa donde se deberán incluir los diferentes informes:  estados de flujos de efectivo, memoria del ejercicio, estados de cambio de patrimonio neto, balance de situación y cuentas de pérdidas y ganancias.
  • Libro de cuentas o libro diario.

Como su nombre lo indica, en este libro se recogen todos los hechos económicos y actualizaciones de cada día en las actividades de la empresa. Además, en este libro se puede anotar asientos de las operaciones que no superen el mes.

Tipos de libros mercantiles

Los libros mercantiles no son en su totalidad de carácter contable, pero son parte de las obligaciones para las sociedades mercantiles. Este tipo de libro debe presentarse en formato electrónico y también debe ser legalizado en el registro mercantil. Veamos con detalles los tipos de libros mercantiles:

  • Libro de actas

El libro de actas debe estar legalizado previamente por el registro mercantil para poder darle uso. Las actas que se encontraran dentro de este libro deben contener los siguientes datos:

  • Lugar y fecha del encuentro.
  • La fecha exacta y modo de la convocatoria, además de los puntos que son orden del día.
  • Cantidad de representantes y socios, cada uno con el capital que aportan.
  • Un resumen de los puntos tratados durante la reunión o debate.
  • Resultados y acuerdos obtenidos en la reunión. Es importante especificar en este punto la cantidad de votos a favor de los acuerdos.
  • La aprobación del acta. Este punto es el último, pero el más importante para que lo anterior tenga validez, ya que sin la aprobación y las firmas correspondientes no habrá existido votaciones, ni acuerdos válidos.

Hay ocasiones donde las actas presentadas son certificadas por un notario que se encarga de asistir a las reuniones para comprobar cada uno de las identidades de los asistentes y el protocolo presentado en la convocatoria. Además de esto es él mismo quien transcribe los acuerdos y los objetivos alcanzados.

  • Libro de registros de socios.

Este libro está destinado a las Sociedades Limitadas, en estas sociedades el capital está repartido en participaciones sociales. En este libro estará presentada la identidad de los fundadores, titulares y socios, las participaciones sociales de la sociedad limitada, el valor de ellas y los derechos que se le otorgan legalmente a los socios.

  • Libro de registros de acciones de nóminas.

El funcionamiento de este libro es el mismo que el anterior, con la diferencia que lo que se presentará en este libro es la constitución de las acciones de la sociedad anónima. En el libro del registro de acciones de nóminas se presentará el nombre social de la empresa, validando si se trata del nombre de una persona natural, el valor de las acciones y el derecho y cantidad de acciones que tienen los accionistas.

  • Libro de registro de la sociedad.

En este libro se debe dar constancia de los acuerdos que se lleguen a alcanzar por el socio de las sociedades de responsabilidad unipersonal, conocidas por sus siglas SRLU.

Tipos de libros fiscales 

Los libros fiscales también son parte de esos libros de carácter contable que deben presentarse de manera obligatoria. Cuando una empresa o negocio factura con impuesto de valor agregado (IVA), debe de contar con el libro de IVA, en este debe figurar los siguiente:

  • Libro de facturas emitidas. En este se debe presentar todas las facturas que se le hayan creado a los clientes.
  • Libro de facturas emitidas. En este van todas las facturas de los gastos que ha realizado la empresa en un determinado periodo de tiempo.
  • Libro de operaciones intracomunitarias. En este libro se presenta el registro de las operaciones con proveedores y clientes en todo el Continente.
  • Libro de bienes de inversión.

Todos los libros mencionados, tanto los contables, fiscales y mercantiles no son más que el registro de movimientos en las actividades la empresa, sus gastos e ingresos, y deben ser presentados con toda la información solicitada y de manera correcta y clara, además de ser presentados en el lapso de tiempo que se establece para cada uno; de no ser así podríamos estar por recibir una sanción.

En caso de que como dueño de la empresa no cuentas con tiempo o no tienes claro cómo hacer el registro de los libros, recomendamos acudir a expertos en contabilidad.

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